Gestion des locataires

Créer et gérer un locataire dans Unlocker, depuis l’espace du gestionnaire (agence/conciergerie) ou du propriétaire, pour centraliser les informations, créer ou importer un bail, stocker les documents, et activer le prélèvement automatique (SEPA).

🎥 Tutoriel vidéo "Comment créer un locataire sur Unlocker ?" :

1. Objectif de la gestion des locataires

✅ Ce que ça permet

• Centraliser toutes les informations locataires en un seul endroit
• Créer ou importer un bail (étape obligatoire)
• Collecter et stocker les documents du locataire et du garant
• Mettre en place le prélèvement automatique du loyer (mandat SEPA)
• Donner au locataire un accès autonome à ses documents (bail, quittances, etc.)
• Centraliser les documents liés au logement, dont l'état des lieux

⛔ Sans création de locataire

• Aucun bail et/ou état des lieux ne peut être créé ou importé
• Aucun prélèvement automatique ne peut être mis en place

2. Ajout d’un locataire

2.1 Accès à la fonctionnalité

1. Menu de gauche → Locataires
2. Bouton Ajouter un locataire (en haut à droite)

2.2 Renseignement des informations

Une fois les informations complétées :

• Cliquez sur Valider pour créer le locataire
• Ou sur Annuler pour abandonner la création

➡️ Après validation, une invitation est automatiquement envoyée par e-mail au locataire.

2.3 Invitation du locataire

Une invitation par email est envoyée automatiquement au locataire dès validation.

Tant que le locataire n’a pas cliqué sur le lien reçu, son statut apparaît comme : Invitation envoyée.

3. Gestion des locataires

Depuis la liste des locataires, via le bouton ⋯, plusieurs actions sont disponibles.

3.1 Accès et modification de la fiche locataire

Depuis la liste des locataires :

• Cliquez sur les trois points à droite du locataire
• Sélectionnez Voir ou Modifier selon le statut

Cas 1 : statut Invitation envoyée

Le locataire n’a pas encore activé son accès.

Le gestionnaire ou le propriétaire peut :

• Modifier l’ensemble des informations personnelles
• Ajouter, modifier ou supprimer des documents
• Gérer les identités bancaires

Cas 2 : statut Actif

Le locataire a activé son accès.

Le gestionnaire ou le propriétaire peut uniquement consulter les informations personnelles :

• Champs en lecture seule
• Message indiquant que les données ne peuvent pas être modifiées

De plus :

• Impossible d’ajouter de nouveaux documents
• Impossible d’ajouter d’identité bancaire
• Onglets Documents et Documents signés par lot en consultation uniquement

3.2 Gestion des documents

Documents Locataire

Les documents du locataire sont gérés depuis l’onglet Documents.

Types de documents possibles :

• Pièce d’identité
• Justificatifs demandés par l’agence ou la conciergerie
• RIB
• Autres documents selon le dossier

Les documents peuvent être :

• Ajoutés par l’agence ou la conciergerie
• Ou déposés directement par le locataire depuis son espace personnel

Documents Cautionnaire

Si un cautionnaire est prévu, ses documents sont ajoutés au même endroit que ceux du locataire.

3.3 Mise en place du prélèvement automatique (SEPA)

Configurez le prélèvement automatique depuis l'onglet Identités bancaires.

Étapes :

1. Cliquez sur Ajouter une identité bancaire
2. Renseignez les informations bancaires du locataire
3. Validez

➡️ Après validation, le locataire reçoit un e-mail pour signer électroniquement le mandat de prélèvement.

3.4 Archiver un locataire

Archivez un locataire lorsqu'il n'est plus actif, notamment en cas de fin de bail ou de départ.

Une fois archivé, il disparaît de la liste des locataires actifs.

Ses données restent conservées dans l'historique pour le suivi.

3.5 Supprimer un locataire

⚠️ La suppression d'un locataire est définitive.

Utilisez cette action uniquement en cas d'erreur lors de la création.

Une fois supprimé, le locataire et toutes ses données associées sont irrécupérables.

Mis à jour le : 02/02/2026